Un software a la medida o un servicio externo
12/25/2025 | por Daniel C. Arce
¿Realmente necesito Software a la medida o Servicio por una suscripción?
Muchos dueños de negocio en Costa Rica llegan a un punto de inflexión: el Excel ya no aguanta más y el sistema de facturación “barato” les está quedando corto para entender sus métricas. Ahí surge la duda estratégica: ¿Contrato a un desarrollador para que haga algo único o pago una suscripción mensual (SaaS)?
Desde una perspectiva contable y operativa, la respuesta no depende del precio inicial, sino del Retorno de Inversión (ROI) y de la propiedad de los procesos.
1. Software por Suscripción (SaaS): El “Alquiler” Inteligente
El SaaS (Software as a Service) es como alquilar un local en un mall. Ya tiene luz, seguridad y mantenimiento; vos solo llegás a operar.
- Ideal para: Procesos estándar como contabilidad (ej. Alegra, Factúrele), CRM de ventas o gestión de nómina.
- Ventaja en Costa Rica: Te garantiza el cumplimiento de la Factura Electrónica v4.4 (vigente este 2025) sin que tengás que preocuparte por actualizaciones técnicas de Hacienda.
- Contabilidad: Se registra como un gasto operativo (OPEX) mensual, lo que es deducible de impuestos de forma inmediata.
2. Software a la Medida: Tu Activo Digital
Es como construir tu propio edificio. Es una inversión fuerte al inicio, pero el activo es 100% tuyo.
- Ideal para: Procesos que son el “corazón” de tu ventaja competitiva. Si tenés una metodología de logística única en el GAM o un sistema de costeo que nadie más tiene, el software a la medida protege ese secreto comercial.
- Ventaja: No dependés de que un tercero suba los precios o cierre el servicio. Tenés control total sobre los datos.
- Contabilidad: Se puede capitalizar como un activo intangible, depreciándose a lo largo del tiempo, lo cual afecta positivamente tu balance general.
📊 Comparativa de Decisión
| Característica | Software por Suscripción (SaaS) | Software a la Medida |
|---|---|---|
| Inversión Inicial | Muy baja o nula. | Alta (Pago de desarrollo). |
| Tiempo de entrega | Inmediato. | Meses de desarrollo. |
| Mantenimiento | Incluido en la cuota. | Responsabilidad de la pyme. |
| Escalabilidad | Limitada a lo que ofrezca el proveedor. | Totalmente flexible según crezca el negocio. |
⚖️ El factor determinante: El TCO (Total Cost of Ownership)
Para tomar la decisión correcta bajo la legislación y realidad tica, debés calcular el costo total a 3 años:
- En SaaS: Multiplicá la cuota mensual por 36 meses. Agregá el costo de “parches” o procesos manuales que el software no cubre.
- A Medida: Sumá el costo del desarrollo inicial + servidores (AWS/Azure) + mantenimiento técnico.
Regla de oro: Si un software de suscripción resuelve el 80% de tus necesidades, usá el SaaS. Si necesitás que el sistema se adapte a un proceso que NADIE más en el mercado hace como vos, invertí en software a la medida.
🇨🇷 Consideración de Seguridad (Ley 8968)
No olvidés que en Costa Rica rige la Ley de Protección de la Persona frente al Tratamiento de sus Datos.
- Si usás un SaaS, el proveedor suele ser el responsable de la seguridad.
- Si desarrollás a la medida, vos sos el responsable legal de proteger la base de datos de tus clientes ante la PRODHAB.
¿Estás en esta encrucijada?
Elegir mal puede significar un gasto hundido que afecte tu liquidez durante meses. Si necesitás ayuda para proyectar el flujo de caja de esta inversión o entender cuál opción te conviene más a nivel tributario:
¡Dejamelo en los comentarios o escribime por mensaje directo!